Un'architettura aperta
FilePrimer è un sistema di gestione e controllo progettato per la produzione di file PS o PDF. Le caratteristiche di gestione della produzione forniscono un sistema semplice di monitorare e tenere traccia del processo produttivo dei file. Lo status di tutti i vari elementi da pubblicare è conservato nel database e mostrato agli utenti attraverso delle maschere di ricerca preorganizzate e modificabili. Meccanismi di alert possono essere impostati qualora si verificassero condizioni di errore o semplici ritardi nella produzione. I processi automatici, inoltre, eliminano completamente lo smistamento manuale dei files verso la produzione, il cliente o l'archivio, risultando molto più sicuri, veloci ed affidabilili.
Ad esempio, quando un materiale giunge allo stato di "Completo", può essere passato automaticamente all'Adobe Acrobat Distiller per la generazione di un file PDF che verrà poi smistato per l'approvazione o la correzione.
Un requisito principale consiste nel monitorare e gestire le varie attività di produzione della pubblicità in modo da permettere un facile controllo su tutto il processo produttivo. Questo strumento garantisce che la pubblicità corretta (cioè che abbia il corretto codice materiale) appaia al posto giusto nella pagina e solo una volta nell'intera pubblicazione - a meno, naturalmente, che vi siano diverse istruzioni. Lo stesso strumento può contemporaneamente orientare il flusso produttivo che tenere traccia del tempo impiegato dal gruppo di lavoro su ogni specifico processo.
FilePrimer gestisce inoltre l'archiviazione fisica dei dati e automatizza i processi di ricerca e recupero delle pubblicità lungo tutta la vita del file manages the file pubblicitario, dalla prenotazione alla cancellazione. Questa gestione completa si estende dalla fase di produzione, all'archiviazione della pubblicità e di tutti i file grafici che sono stati necessari per crearla, comprendendo anche le successive fasi di ricerca di una pubblicità e del recupero (totale o di un singolo elemento) dall'archivio per una ripetizione o una modifica.
La pubblicità completa, in buona sostanza, viene archiviata in un sistema di dischi interno o su un media esterno, ma i dati complementari (i cosiddetti metadati) relativi alla pubblicità vengono conservati nel database. Se l'archivio viene salvato su un media esterno, il media stesso viene verificato dopo la scrittura e prima che il file originale venga cancellato dal sistema. In questo modo FilePrimer è in grado di gestire i materiali archiviati. Nelle realtà più piccole (con un numero inferiore di dati) l'archiviazione viene fatta su CD e il database di FilePrimer mantiene il controllo delle singole pubblicità e di dove sia stato fisicamente archiviato il file in esame. In questo modo le ricerche possono essere agevolmente effettuate e la o le pubblicità riutilizzate.
Nonostante FilePrimer sia un prodotto autonomo e auto sufficiente, è progettato per raggiungere la massima integrazione con il sistema editoriale Tera o altri sistemi editoriali e pubblicitari.